Warunki Uczestnictwa

Definicje użyte w Warunkach Uczestnictwa:

Data Rejestracji – data w której Klient przekazuje Smile Trips prawidłowo wypełniony Formularz Zgłoszeniowy

Data Rozpoczęcia – data wykonania pierwszej usługi przez Szkołę na rzecz Klienta (np. Transfer z lotniska)

Formularz Zgłoszeniowy – formularz służący do zebrania danych Uczestnika wymaganych do rejestracji Uczestnika na Kurs

Klient – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, posiadająca konto poczty elektronicznej oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych dokonująca zakupu usługi uczestnictwa w Kursie na rzecz własnej konsumpcji lub w celu jej dalszej dystrybucji

Koszty Rezygnacji – opłata uiszczana w ramach Opłaty Wpisowej i przekazywana przez Smile Trips do Szkoły, w przypadku rezygnacji Klienta z Kursu. W przypadku rezygnacji z Kursu opłata ta będzie roliczona zgodnie z Warunkami Zmian i Rezygnacji Szkoły.

Kurs – kurs językowy za granicą dla Klientów indywidualnych lub grupowych organizowany przez Szkołę

Opłata Administracyjna – opłata w wysokości 500 zł za działania administracyjne Smile Trips, związane z rejestracją na Kurs. Opłata ta jest uiszczana w ramach Opłaty Wpisowej i zaliczana na poczet całkowitej ceny Kursu i Usług towarzyszących w przypadku jego realizacji. W przypadku odstąpienia Klienta od umowy, opłata ta przepada na rzecz Smile Trips

Opłata za Kurs – pełna opłata za Kurs oraz Usługi towarzyszące uiszczana przez Klienta na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez Smile Trips

Opłata Wpisowa – opłata wnoszona przez Klienta za procedurę rejestracji na Kurs i Usługi towarzyszące, składająca się z Opłaty Administracyjnej, Kosztów Rezygnacji oraz części opłaty za Kurs

Smile Trips – przedstawiciel Szkoły na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (agent), upoważniony do wykonywania wszelkich czynności związanych z organizacją Kursu, odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji na Kurs, dokonanie czynności rezerwacyjnych oraz wykonanie pozostałych usług agencyjnych, w tym do przyjęcia opłat i ich rozliczenia

Szkoła – zagraniczna instytucja posiadająca uprawnienia do świadczenia usług kursów językowych dla kursantów zza granicy

Uczestnik – osoba fizyczna, będąca uczestnikiem Kursu; Za osobę niepełnoletnią Umowę zawiera przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny Uczestnika

Umowa – umowa zawierana pomiędzy Klientem a Szkołą, za pośrednictwem Smile Trips.

Usługi towarzyszące – usługi związane z Kursem, umożliwiające wykonanie nadrzędnej usługi świadczenia kursu językowego za granicą i stanowiące integralną część Kursu nauczania za granicą np. zakwaterowanie podczas kursu językowego, transfer z lotniska, etc.

§ 1 PROCEDURA REJESTRACJI NA KURS
1. Aby dokonać rezerwacji miejsca na Kursie należy:
a. Skontaktować z przedstawicielem Smile Trips w celu przygotowania spersonalizowanej oferty, pod numerem telefonu +48 71 307 00 31 lub mailowo na adres info@smiletrips.pl
b. Zapoznać się z Warunkami Uczestnictwa oraz Warunkami Zmian i Rezygnacji Szkoły
c. Wypełnić i podpisać Formularz Zgłoszeniowy i odesłać skany podpisanych dokumentów na adres email info@smiletrips.pl
d. Uiścić Opłatę Wpisową za Kurs zgodnie z §3 Opłaty
2. Dzień odesłania podpisanego Formularza Zgłoszeniowego (Data Rejestracji) jest rozumiany jako dzień zawarcia wiążącej Umowy. W przypadku nieprawidłowego wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego, Klient bedzie wzywany przez Smile Trips do jego uzupełnienia.
3. Smile Trips rozpoczyna procedurę rejestracji na Kurs językowy w momencie zaksięgowania Opłaty Wpisowej.
4. Klient przekazując Smile Trips swoje dane lub dane Uczestnika Kursu, akceptuje warunki przetwarzania danych osobowych, dostępne pod adresem: http://smile.stagingdev.pl/polityka-prywatnosci

§ 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA NA KURS
1. Smile Trips jako przedstawiciel szkół językowych odpowiada za dokonanie wszelkich czynności rezerwacyjnych w wybranej Szkole na rzecz Klienta.
2. Po dokonaniu przez Smile Trips czynności rezerwacyjnych, Klient otrzymuje drogą mailową informację o przyjęciu lub odmowie przyjęcia na wybrany Kurs językowy oraz informacje o możliwości rezerwacji Usług towarzyszących. Klient zobowiązany jest zapoznać się z przesłanymi informacjami i niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania informacji, poinformować Smile Trips w przypadku ich niezgodności z przedstawioną ofertą. W przypadku braku informacji Klienta w określonym terminie, przesłane informacje i rezerwacje przyjmuje się za prawidłowe, ewentualne zmiany po tym terminie mogą powodować dodatkowe koszty lub być niemożliwe do realizacji.
3. W przypadku odmowy przyjęcia na Kurs lub braku możliwości rezerwacji wybranych przez Klienta Usług towarzyszących, Smile Trips przedstawi Klientowi alternatywną ofertę, którą Klient ma prawo odrzucić i otrzymać zwrot wpłaconych środków w pełnej wysokości.
4. Do czasu otrzymania informacji o przyjęciu na Kurs oraz możliwości rezerwacji Usług towarzyszących, Smile Trips rekomenduje powstrzymane się z zakupem biletów lotniczych oraz podejmowaniem innych działań mogących narazić Klienta na dodatkowe koszty. Smile Trips oraz Szkoła nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody związane z poniesionymi przez Klienta jakimikolwiek kosztami rezerwacji lub kosztami innych usług związanych z Kursem i Usługami towarzyszącymi, a Klient w tym zakresie zrzeka się roszczeń względem Smile Trips oraz Szkoły.
5. Jeśli Klient zarezerwował usługę transferu z lotniska, organizowanego przez Szkołę, zobowiązany jest, niezwłocznie po rezerwacji biletu lotniczego, nie później jednak niż 30 dni przed dniem wylotu (chyba, że dzień wylotu przypada wcześniej niż 30 dni, wtedy w terminie 1 dnia roboczego od dnia rezerwacji), wysłać do Smile Trips dane lotów, obejmujące: daty, godziny, nazwy lotnisk z których i na które będzie odbywał się lot a także operatora lotów i numery lotów. Brak tych informacji może spowodować niemożność wykonania usługi transferu z lotniska. W takim przypadku Klient zrzeka się zwrotu środków z tego tytułu.
6. Smile Trips zastrzega sobie prawo zmiany warunków Kursu i Usług towarzyszących – nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Kursu, np.: terminów, cen, miejsc pobytu. W ciągu 48 godzin od daty otrzymania informacji o zmianie Klient ma prawo odstąpić od umowy (pisemna rezygnacja) bez ponoszenia kosztów. Smile Trips zwraca wówczas pełną wpłaconą kwotę. Brak informacji ze strony Klienta w oznaczonym czasie, traktowany jest przez Smile Trips jako jego zgoda na proponowane przez Smile Trips zmiany. Dla kontaktów w zakresie zmiany warunków oraz odstąpienia, dopuszcza się możliwość złożenia oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej (email).
7. Smile Trips zastrzega sobie prawo do zmiany adresu zakwaterowania, nawet w trakcie trwania Kursu, a zmiana taka nie jest traktowana jako zmiana umowy, czy podstawa do odstąpienia. Smile Trips gwarantuje zakwaterowanie zgodne z ofertą i jednocześnie zobowiązuje się do przekazania nowego adresu zakwaterowania Uczestnikowi natychmiast po jego otrzymaniu ze Szkoły. Klient akceptuje powyższe uprawnienia i wyraża na nie zgodę.

§ 3 OPŁATY
1. W przypadku Daty Rozpoczęcia Kursu powyżej 30 dni od Daty Rejestracji – Klient zobowiązany jest wpłacić Opłatę Wpisową w wysokości 1500 zł (tysiąc pięćset złotych) na konto Smile Trips.
2. Pełnej opłaty za Kurs i Usługi towarzyszące należy dokonać w terminie najpóźniej do 30 dni przed datą rozpoczęcia Kursu.
3. W przypadku Daty Rozpoczęcia Kursu poniżej 30 dni od Daty Rejestracji – należy skontaktować się ze Smile Trips celem potwierdzenia jego dostępności, a następnie niezwłocznie dokonać pełnej opłaty za Kurs na konto Smile Trips. W takim przypadku wszelkie czynności rezerwacyjne podejmowane są przez Smile Trips po zaksięgowaniu pełnej opłaty, a Smile Trips nie gwarantuje dostępności Kursu. Wszelkie informacje w tym zakresie będą niezwłocznie aktualizowane.
4. W przypadku przekroczenia terminu płatności Smile Trips zastrzega sobie prawo do podwyższenia Opłaty Administracyjnej o 200 zł (doliczonej do Opłaty za Kurs lub do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Kursu.
5. Skreślenie Uczestnika z listy uczestników z powodu niedotrzymania terminu płatności za Kurs i Usługi Towarzyszące, będzie traktowane jako rozwiązanie Umowy z winy Klienta, które upoważnia Smile Trips do zatrzymania Opłaty Wpisowej, na co Klient wyraża zgodę.
6. 6.1. Klient zobowiązany jest dokonać opłaty za Kurs w polskich złotych, na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez Smile Trips.
6.2. W przypadku waluty obcej, dokonuje się przeliczenia na polskie złote wg aktualnego kursu sprzedaży walut Banku ING (http://www.ingbank.pl/Kursy-walut) z dnia wstawienia dokumentu księgowego.
6.3. W przypadku rezerwacji Kursu w:
– Singapurze (Dolar Singapurski) lub
– Nowej Zelandii (Dolar Nowozelandzki)
dokonuje się przeliczenia na polskie złote wg aktualnego średniego kursu walut Banku NBP z dnia wstawienia dokumentu księgowego, powiększonej o 2% kwoty transakcji – koszty przewalutowania.
7. Numer konta do opłat w polskich złotych: 67 1050 1575 1000 0092 1944 1624 ING Bank Śląski
8. Istnieje możliwość opłaty w innych walutach: Euro, Funtach Brytyjskich, Dolarach Amerykańskich, Kanadyjskich i Australijskich, po uprzednim potwierdzeniu przez przedstawiciela Smile Trips w formie elektronicznej (email).
9. Przy realizacji przelewu należy podać w jego opisie nr dokumentu księgowego oraz nazwiska Uczestników oraz daty i miejsca wybranego Kursu.
10. Opłatę za Kurs językowy Klient może zapłacić tradycyjnym przelewem bankowym lub kartą płatniczą poprzez platformę Elavon z siedzibą przy ul. Puławskiej 17, 02-515 Warszawa lub korzystając z systemu płatności Tpay.com należącego do spółki Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, 61-808 przy ul. Św. Marcin 73/6.
11. W przypadku płatności przy wykorzystaniu platformy Elavon lub systemu płatności Tpay.com, kwota płatności powiększana jest o 1% od kwoty transakcji – koszty transakcyjne.
12. Wszelkie zwroty wpłat będą dokonywane przez Smile Trips na konto Klienta, w terminie 30 dni od daty ich pozytywnego rozpatrzenia, wyłącznie:
a. oryginalnemu płatnikowi,
b. na rachunek, z którego wpłynęła płatność.

§ 4 WARUNKI REZYGNACJI I ZMIANY TERMINU
1. W przypadku rezygnacji z Kursu przed datą jego rozpoczęcia, z uwagi na przyczyny leżące po stronie Klienta, Klient ma prawo do zwrotu wniesionych opłat pomniejszonych o:
a. Opłatę Administracyjną oraz
b. Koszty Rezygnacji zgodnie Warunkami Zmian i Rezygnacji Szkoły
2. W przypadku, gdy suma płatności wniesionych przez Klienta do dnia zgłoszenia rezygnacji jest mniejsza niż suma Opłaty Wpisowej, Klient jest zobowiązany do dopłacenia różnicy w terminie 3 dni od daty zgłoszenia rezygnacji.
3. Uczestnik, będący konsumentem w rozumieniu prawa polskiego i dokonujący rezerwacji Kursu, przyjmuje do wiadomości, że z uwagi na charakter świadczeń i w zgodzie z art. 38 ust. 12 ustawy z dnia 24 czerwca 2014 r. o prawach konsumenta, nie przysługuje Uczestnikowi przewidziane w tej ustawie prawo odstąpienia od Umowy.
4. Smile Trips udziela Uczestnikowi prawo do rozwiązania umowy poprzez rezygnację z Kursu, z zastrzeżeniem konsekwencji opisanych w dokumencie „Warunki Zmian i Rezygnacji”, przy czym rozwiązanie to dla swej ważności wymaga zachowania formy pisemnej lub dokumentowej (e-mail) na na info@smiletrips.pl i złożenia oświadczenia o rozwiązaniu. Za datę złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy uznaje się datę jego wpływu.
5. Smile Trips nie jest zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek kwot na rzecz uczestnika, jeśli Uczestnik został usunięty ze szkoły za złamanie przepisów wewnętrznych szkoły bądź prawa na terenie danego państwa.
6. Zmiana Rezerwacji jest możliwa wyłącznie po otrzymaniu przez Smile Trips ważnego, pisemnego lub dokumentowego (e-mail) na info@smiletrips.pl, żądania Klienta, na warunkach opisanych w dokumencie „Warunki Zmian i Rezygnacji”.

§ 5 NIEOBECNOŚĆ NA KURSIE LUB PRZERWANIE KURSU
1. W przypadku rezygnacji, zmiany Kursu lub gdy Uczestnik nie pojawi się na zajęciach, przez co rezerwacja może zostać unieważniona przez Szkołę, Klient nie otrzyma zwrotu opłaty za Kurs lub otrzyma zwrot części opłaty (w zależności od Warunków Zmian i Rezygnacji Szkoły).
2. Klient nie ma prawa do zwrotu należności za część Kursu, która była zarezerwowana, lecz w której Uczestnik nie uczestniczył.
3. W przypadku przerwania uczestnictwa w Kursie przez Uczestnika, ewentualny zwrot wniesionych opłat zostanie dokonany zgodnie z Warunkami Zmian i Rezygnacji Szkoly.

§ 6 DNI WOLNE
1. Podczas lokalnych świąt religijnych, narodowych i regionalnych zajęcia w większości Szkół nie odbywają się i nie są odrabiane. Klientowi nie należy się z tego tytułu zwrot wpłaconych środków. Brak zajęć we wskazane dni nie jest traktowany jako niewykonanie lub zmiana umowy i nie stanowi podstawa do odstąpienia od umowy lub obniżenia ceny. Klient akceptuje powyższe warunki i wyraża na nie zgodę.
2. Klient jest zobowiązany do zapoznania się z kalendarzem dni wolnych, w wybranej lokalizacji Kursu.

§ 7 ODMOWA PRZYZNANIA WIZY
1. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z aktualnymi informacjami wizowymi kraju, do którego Uczestnik wybiera się na Kurs.
2. W przypadku, gdy Uczestnik uzyska odmowę wydania wizy umożliwiającej uczestnictwo w Kursie w kraju, w którym został wykupiony Kurs, ma prawo do zwrotu opłat wniesionych na rzecz Smile Trips i zagranicznej szkoły językowej pomniejszonych o:
a) koszty bankowe i transakcyjne,
b) Kosztów Rezygnacji przewidzianych w Warunkach Zmian i Rezygnacji Szkoły.
3. Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Smile Trips o odmowie wydania mu wizy.
4. Aby uzyskać zwrot opłat, Klient zobowiązany jest udokumentować w sposób wskazany przez Szkołę fakt nieotrzymania wizy przez Uczestnika.

§ 8 DODATKOWE OBOWIĄZKI KLIENTA/UCZESTIKA
1. Odpowiedzialność za opiekę nad nieletnimi Uczestnikami podczas trwania Kursu ponosi Szkoła.
2. Obowiązkiem rodziców/opiekunów nieletniego Uczestnika jest wypełnienie i podpisanie dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną do Klienta za pośrednictwem Smile Trips, w których udziela m.in.:
– zgody na wyjazd Uczestnika za granicę w celu odbycia Kursu
– udzielenie pierwszej pomocy Uczestnikowi oraz decyzyjności w razie sytuacji związanych ze zdrowiem Uczestnika
– zgody na udział w zajęciach pozalekcyjnych (w tym sportowych).
3. Smile Trips akceptuje Uczestników kursu przy założeniu ich dobrego stanu zdrowia. Uczestnicy zobowiązani są poinformować Smile Trips pisemnie o chorobach i niedomaganiach, jeśli takie występują.
4. Rodzice nieletnich Uczestników zobowiązani są poinformować Smile Trips pisemnie o chorobach i niedomaganiach dziecka, jeśli takie występują.
5. Smile Trips nie ponosi odpowiedzialności za zgubienie przez Uczestnika paszportu, biletu, rzeczy i kosztowności oraz innych dokumentów, będących własnością Uczestnika (zalecane jest złożenie ich w depozyt).
6. Uczestnik, z chwilą zapisania się na Kurs, zgadza się przestrzegać regulaminu zachowania obowiązującego w Szkole oraz innych przepisów prawa państwa do którego wyjeżdża. Niewłaściwe zachowanie obejmuje czyny nielegalne (zabronione) lub postępowanie, które zakłóca naukę, zagraża poniesieniem szkód przez Szkołę lub inne osoby. Uczestnicy mogą zostać usunięci z Kursu w przypadku naruszenia regulaminów jak i innych przepisów prawa, za wyjątkiem sytuacji, w których naruszenie nastąpiło z powodu okoliczności, za które Uczestnik nie odpowiada. Koszty związane z usunięciem z kursu i powrotem do miejsca zamieszkania oraz ewentualne szkody pokrywa Uczestnik.

§ 9 ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Smile Trips nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, szkody, uszkodzenia cielesne lub straty majątkowe spowodowane w jakikolwiek sposób przez zdarzenia zewnętrzne lub przez osoby niedziałające w imieniu Smile Trips i na jego rzecz. W szczególności Smile Trips nie ponosi odpowiedzialności za szkody wywołane wypadkami, chorobami, czynami przestępczymi, zamachami terrorystycznymi lub innymi działaniami, na które Smile Trips nie miał wpływu, za wyjątkiem przypadków, gdy odpowiedzialność ta wynika z obowiązujących przepisów prawa. Smile Trips nie ponosi również odpowiedzialności za jakiekolwiek mienie Uczestnika, które zostało zniszczone, uszkodzone, skradzione bądź w inny sposób utracone na skutek działania lub zaniechania osób trzecich, na skutek działania sił natury lub z innych przyczyn.
2. Odpowiedzialność Smile Trips w zakresie jakichkolwiek szkód lub strat wynikających z niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków Smile Trips lub złamania postanowień umownych lub z innych przyczyn jest, w każdych okolicznościach ograniczona do wysokości pełnej kwoty wpłaconej za dany Kurs i Usługi towarzyszące.
3. Smile Trips w żadnych okolicznościach nie ponosi odpowiedzialności za straty pośrednie i wynikowe Klienta.
4. Klient, w sposób bezwarunkowy i nieodwołalny oświadcza, że zrzeka się względem Smile Trips, w najszerszym dopuszczonym przepisami prawa zakresie, z wszelkich roszczeń związanych z realizacją Umowy, powstałych do dnia zawarcia Umowy, jak i mogących powstać w przyszłości, w tym także roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w szczególności roszczeń o naprawienie jakichkolwiek szkód, zwrotu kosztów, zapłaty kar, czy roszczeń wynikających z (o ile dotyczy) rękojmi i gwarancji. Powyższe zrzeczenie się nie odnosi się do przypadków wyłącznego zawinionego działania lub zaniechania po stronie Smile Trips.

§ 10 SIŁA WYŻSZA
Smile Trips nie jest zobowiązany i nie ponosi odpowiedzialności za brak realizacji dowolnej usługi w przypadku wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe (lub prawie niemożliwe) do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec, w szczególności, choć nie wyłącznie, jako pożar, klęskę żywiołową, wystąpienie negatywnych warunków pogodowych, działania rządu i władz lokalnych, niedotrzymanie warunków umowy przez dostawców albo podwykonawców, strajk, klęski żywiołowe, niepokoje społeczne lub inne zdarzenia będące niezależne od Smile Trips oraz z innych przyczyn pozostających poza kontrolą Smile Trips. Zwolnienie od odpowiedzialności Smile Trips, o którym mowa w § 8 dotyczy również przypadków siły wyższej.

§ 11 REKLAMACJE
1. Ewentualne reklamacje dotyczące Kursu należy kierować do Szkoły za pośrednictwem Smile Trips, w formie pisemnej oraz elektronicznej, na adres Smile Trips oraz info@smiletrips.pl najpóźniej w terminie 14 dni od daty zakończenia Kursu. Smile Trips zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na reklamacje w terminie 30 dni od daty otrzymania reklamacji, nie wcześniej jednak niż po uzyskaniu stanowiska Szkoły. Brak zgłoszenia reklamacji w zakreślonym terminie uznawany jest za brak zastrzeżeń w stosunku do świadczonych usług.
2. Wszelkie reklamacje wymagające interwencji podczas pobytu Uczestnika na Kursie (np. nieodpowiedni poziom zaawansowania, standard zakwaterowania itp.) powinny być zgłaszane niezwłocznie w trakcie Kursu w Szkole, w której odbywa się Kurs. W przypadku problemów z rozwiązaniem zgłoszonych w Szkole reklamacji należy kontaktować się ze Smile Trips.
3. Zastrzeżenia niezgłoszone w trakcie Kursu, wymagające doraźnej interwencji, nie będą rozpatrywane po zakończeniu Kursu.

§ 12 UTRWALANIE WIZERUNKU UCZESTNIKÓW
1. Szkoła, w której odbywa się Kurs oraz jej przedstawiciele, w tym Smile Trips, mogą robić zdjęcia Uczestników lub filmować ich dla celów promocyjnych, do wykorzystania w formie drukowanej i internetowej. Osoby, które nie chcą znaleźć się w takich materiałach, powinny o tym poinformować Smile Trips w momencie składania rezerwacji, a przy robieniu zdjęć lub filmowaniu poinformować przedstawiciela Szkoły, że nie chcą brać w tym udziału (co może być równoznaczne z rezygnacją z danej aktywności).
2. Akceptując niniejsze warunki, Uczestnik (i jego rodzic/opiekun w przypadku nieletnich) udziela zgody na wykorzystanie zdjęć lub materiałów filmowych zawierających jego wizerunek, bezterminowo, na wszelkich polach eksploatacji, bez obowiązku powiadomienia i konieczności wyrażenia dalszej zgody.